Рекрутинг
ATS жүйесі: оның мәні және персонал іріктеу жүйесін қалай таңдау керек
Компанияның Excel-ден кететін уақыты келгенінің белгілері, қажетті функциялар кестесі, демоға арналған сұрақтар чек-листі және әсерді сағат пен теңгемен есептеу мысалы.
Қысқаша
- ATS жүйесі — барлық алаңдардан келген өтінімдерді бір воронкаға жинап, әр үміткердің қай кезеңде екенін көрсететін бағдарлама.
- Егер үміткерлер Excel-де жүргізілсе, рекрутер job-бордтардың 5 кабинетін ашып отырса, ал басшы түйіндемелерді бір апта қарамаса, енгізетін уақыт келді.
- Демода таныстырылымды емес, жұмысқа алудың өзіңіздегі нақты сценарийін тексеріңіз: вакансияны жүктеңіз, үміткерді кезеңдер бойынша өткізіңіз, есепті ашыңыз.
- Әсерді рекрутердің сағатымен және вакансияның жабылу күндерімен есептеңіз — бұл бизнес иесіне түсінікті сандар.
ATS жүйесі қарапайым тілмен
ATS (Applicant Tracking System) — вакансиялар, үміткерлер және олармен жұмыстың бүкіл тарихы сақталатын персонал іріктеу жүйесі. hh.kz-тен келген өтінім, Telegram-дағы хабарлама, қызметкердің ұсынымы — бәрі бес түрлі жерге емес, үміткердің бір карточкасына түседі.
ATS ішінде вакансия — кезеңдерден тұратын воронка: жаңа өтінім, скрининг, HR-мен сұхбат, басшымен сұхбат, оффер, жұмысқа шығу. Үміткер кезеңдер бойынша жылжиды, кез келген сәтте әр қадамда қанша адам тұрғаны және воронканың қай жерде тұрып қалғаны көрініп тұрады.
ATS-тың екінші міндеті — персонал іріктеуді автоматтандыру: жүйе өтінімдерді өзі жинайды, үміткерге хат немесе хабарлама жібереді, менеджерге түйіндемені бағалауды еске салады, вакансия қанша күнде жабылатынын есептейді. Рекрутер уақытын түйіндемелерді кестеге көшіруге емес, адамдармен сөйлесуге жұмсайды.
Компанияға ATS енгізетін уақыт келгенінің белгілері
Мұнда компанияның көлемі екінші орында. Үміткерлер ағыны мен жұмысқа алуға қатысатын адамдар саны шешеді. Өзіңізді тізім бойынша тексеріңіз:
- Үміткерлер Excel-де жүр. «Аты-жөні», «телефон», «мәртебе», «түсініктеме» бағандары бар, түрлі түске боялған кесте. Оны бір адам жаңартады, қалғандары чатта сұрайды.
- Job-бордтардың бес кабинеті. Рекрутер бір күнде келген өтінімдерді жинау үшін ғана hh.kz, OLX, LinkedIn, Telegram-арнаны және поштаны кезекпен ашады.
- Үміткерлер жоғалып кетеді. Мықты адам өтінім берді, оған ешкім жауап бермеді, бір аптадан кейін ол басқа жұмыс берушіге кетті.
- Басшы жауап бермейді. Түйіндемелер жалдаушы менеджерге WhatsApp-қа жіберілді, бес күннен кейін де кері байланыс жоқ, ал рекрутер процестің нақты қай жерде тұрғанын көрсете алмайды.
- «Менеджерді қанша уақыт іздеп жүрміз» деген сұраққа жауап жоқ. Вакансия қанша күнде жабылатынын және сынақ мерзімінен өтетін адамдарды қай дереккөз беретінін тез есептеу мүмкін емес.
- Жаппай жұмысқа алу. Алматыдағы дүкендер желісі айына 30 сатушы, Астанадағы колл-орталық аптасына 15 оператор іздейді. Мұндай ағынды қолмен шығынсыз өңдеу мүмкін емес.
Үш немесе одан көп тармақ сәйкес келсе, ATS ойлағаннан да тез өзін ақтайды. Біреуі ғана сәйкес келсе, кестені ретке келтіру жеткілікті болуы мүмкін.
ATS-та қандай функциялар керек, ал қайсысы — маркетинг
Таныстырылымдарда барлық жүйенің мүмкіндіктер тізімі ұзын. Оны үш топқа бөліңіз: жүйе онсыз пайдасыз болатыны, жұмысты айтарлықтай жеделдететіні және әдемі естілгенімен сирек қолданылатыны.
| Must-have | Пайдалы | Көбіне маркетинг |
|---|---|---|
| Нақты пайдаланатын job-бордтардан өтінімдерді жинау (hh.kz, OLX, LinkedIn, Telegram) | Сәйкестік пайызы мен қысқаша мазмұны бар түйіндемені ЖИ-мен бағалау | Қазақстанда жоқ сервистермен ондаған дайын интеграция |
| Әр вакансияға бапталатын кезеңдері бар воронка | Үміткерге алғашқы сұрақтарды қоятын WhatsApp пен Telegram-дағы чат-бот | Неге негізделгені түсіндірілмейтін «қызметкердің табысын болжау» |
| Тарихы, түсініктемелері және жалдаушы менеджердің бағалары бар үміткер карточкасы | Күнтізбемен синхрондалатын, үміткердің сұхбатқа өзін-өзі жазуы | Рекрутерлерге арналған геймификация |
| Басшыларға қарапайым интерфейспен қолжетімділік | Вакансиялары бар компанияның мансап сайты | Эмоцияларды талдайтын бейнесұхбат |
| Есептер: воронка, дереккөздер, вакансияның жабылу уақыты | Жұмысқа алынған қызметкерді деректерді қайта енгізбей бейімдеуге беру | Ешкім ашпайтын жүздеген хат үлгісі |
| Қолжетімділік құқықтары түсінікті дербес деректерді сақтау | Жаппай әрекеттер: бірден он үміткерді ауыстыру, бас тарту, жазу | Процестің әр қатысушысына бөлек қосымша |
Деректерді сақтау туралы бөлек айтайық. Түйіндеме — дербес деректер, қазақстандық компания үшін олардың қай серверлерде жатқанын түсіну маңызды. Бұл сұрақты алғашқы қоңырауда-ақ қойыңыз.
ЖИ-скрининг туралы: өтінімдер ондап, жүздеп келгенде ол пайдалы. Жүйе түйіндемені вакансия талаптарымен салыстырып, сәйкестік пайызын көрсетеді — рекрутер әңгімені ең лайықты үміткерлерден бастайды. ЖИ-бағалаудың қалай жұмыс істейтіні туралы толығырақ ЖИ-рекрутинг бетінде.
Демода қою керек сұрақтар
Біреудің сценарийі бойынша демо өнімнің ең жақсы жақтарын көрсетеді. Сіздің міндетіңіз — өз сценарийіңізді тексеру. Нақты вакансияны дайындап, оны жариялаудан жұмысқа алуға дейін өткізіңіз.
ATS демосына арналған сұрақтар чек-листі
- hh.kz-тен келген өтінім мен Telegram-нан келген хабарламаның бір воронкаға қалай түсетінін көрсетіңіз. Қанша минут өтеді?
- Нақты вакансияның кезеңдерін қалай баптауға болады — мысалы, тек әзірлеушілер үшін тестілік тапсырма қосу?
- Жалдаушы менеджер нені көреді? Рекрутердің емес, оның экранын көрсетіңіз.
- Басшы үміткерге баға қалай қояды және ол 2 күн ішінде жауап бермесе, қандай әрекет болады?
- Үміткер сұхбат уақытын өзі таңдай ала ма? Бұл қандай күнтізбелермен жұмыс істейді?
- Түйіндемені ЖИ-мен бағалау қалай жұмыс істейді: қандай критерийлер бойынша, оларды өзгертуге бола ма, түсіндірме көріне ме?
- Қандай есептер бірден қолжетімді: воронка, дереккөздер, жабылу уақыты? Деректерді жүктеп алуға бола ма?
- Үміткерлердің деректері қайда сақталады және компанияда кім қандай карточкаларды көреді?
- Іске қосу қанша уақыт алады және біздің тараптан қандай қадамдар керек?
- «Жалданды» мәртебесінен кейін үміткердің деректері әрі қарай өте ме, әлде қайта енгізіле ме?
- Біздің пайдаланушылар мен вакансиялар санына қанша тұрады? Бағаға қандай мүмкіндіктер кіреді, ал қайсысы бөлек төленеді?
Кемінде бір аптаға тестілік қолжетімділік сұраңыз және оны бір жалдаушы менеджерге беріңіз. Ол нұсқаулықсыз түсінсе, жүйе орнығады. Сұхбаттың өзіне арналған сұрақтарды қалай дайындау керектігін сұхбаттағы сұрақтар туралы мақалада талдадық.
ATS әсерін қалай есептеу керек
Бизнес иесіне «ыңғайлы воронка» емес, сан керек. Ең түсініктісі — рекрутердің күнделікті рутинаға кететін сағаттары: өтінімдерді жинау, кестеге көшіру, жауап жіберу, сұхбат уақытын келісу, басшыларға еске салу.
Төменде есептеу мысалы берілген. Өз деректеріңізді қойыңыз.
Есептеу мысалы (шартты сандар)
- Рекрутер айына 160 сағат жұмыс істейді, оның салықтарымен қоса жалақысы — 500 000 ₸.
- Бір сағаттың құны: 500 000 ₸ / 160 сағ ≈ 3 125 ₸.
- Рутинаға күніне шамамен 2 сағат, яғни айына 40 сағатқа жуық уақыт кетеді.
- ATS осы рутинаның жартысын алып тастайды делік: айына 20 сағат.
- Үнем: 20 сағ × 3 125 ₸ ≈ бір рекрутерге айына 62 500 ₸.
Айлық үнем = рутина сағаттары × автоматтандыру үлесі × рекрутер сағатының құны
Әсердің екінші бөлігі — жылдамдық. Ашық вакансияның әр күні ақшаға түседі: бос сауда нүктесі, қоймадағы толық жасақталмаған ауысым, жүктемесі артқан команда. Вакансия орташа есеппен 30 күнде, ал ATS-пен 22 күнде жабылса, жаңа қызметкердің осы 8 күндік жұмысы компанияға қанша беретінін есептеңіз.
Үшіншісі — жоғалған үміткерлер. Өткен айдағы қанша өтінім жауапсыз қалғанын қараңыз. Олардың ішінен екеуі ғана лайық болса да, бұл ертерек жабылатын екі вакансия.
Әділ есептеу үшін енгізуге дейінгі бастапқы сандарды тіркеңіз: орташа жабылу уақыты, жауапсыз қалған өтінімдер саны, рутинаға кететін сағаттар. Мұндай бастапқы нүкте болмаса, үш айдан кейін нәтижені емес, жай әсерлеріңізді салыстырасыз.
TapHR-да бұл қалай жұмыс істейді
Рекрутинг модулінде hh.kz, LinkedIn, OLX, Telegram және мансап сайтынан келген өтінімдер әр вакансияға арналған кезеңдері бар бір воронкаға жиналады. ЖИ түйіндемені бағалап, қысқаша мазмұнын жазады, WhatsApp пен Telegram-дағы чат-бот үміткерге алғашқы сұрақтарды қояды, ал үміткер Zoom немесе Outlook-тағы сұхбатқа өзі жазылады. Жалдаушы менеджер бағаны тікелей карточкада қояды, ал аналитика воронканы, дереккөздерді және вакансияның жабылу уақытын көрсетеді. «Жалданды» мәртебесі қызметкерді бейімдеуді іске қосады.
ATS-ты 1–3 күнде қалай енгізуге болады
Ұзаққа созылған енгізу әдетте компанияның бүкіл мұрағатты бірден көшіріп, барлық процесті сипаттауға тырысып жатқанын білдіреді. Ағымдағы вакансиялардан бастаңыз.
- 1-күн. Өтінім дереккөздерін қосыңыз: job-бордтар, Telegram, мансап сайты. Ашық вакансияларды енгізіп, воронка кезеңдерін баптаңыз. Жаппай позицияларда кезең азырақ, негізгі позицияларда көбірек болады.
- 2-күн. Жалдаушы менеджерлерді шақырыңыз. Оларға 15 минут ішінде бір экранды көрсетіңіз — үміткерлерді қай жерден қарау және баға қалай қою керек. Үміткерлерге арналған хабарлама үлгілерін баптаңыз: өтінімді растау, шақыру, бас тарту.
- 3-күн. Қазір жұмыста жүрген үміткерлерді көшіріңіз. Өткен жылдардың мұрағатын кейін жүктеуге немесе мүлдем жүктемеуге болады. Ереже туралы келісіңіз: бүгіннен бастап үміткер жүйеде болса ғана бар деп саналады.
Екі аптадан кейін рекрутерлер мен менеджерлерден кері байланыс жинап, кезеңдерді түзетіңіз. Бір айдан кейін дереккөздер бойынша алғашқы есепті ашыңыз — онда жарияланымдарға арналған бюджетті қайда жұмсау керектігі көрініп тұрады.
ATS таңдағанда жіберілетін қателер
- Функциялар тізімінің ұзындығына қарап таңдау. Мүмкіндіктердің жартысы керек болмайды, ал базалық нәрсе — hh.kz пен OLX-тен өтінімдерді жинау — шектеулермен жұмыс істеуі мүмкін.
- Сатып алғанға дейін жүйені басшыларға көрсетпеу. Рекрутер риза, ал жалдаушы менеджерлер жүйеге кірмейді. Жұмысқа алу қайтадан WhatsApp-қа көшеді.
- Қазақстан алаңдары туралы сұрамау. Үміткерлеріңіз hh.kz, OLX және Telegram-да өтінім берсе, шетелдік сервистермен интеграциялар пайдасыз.
- Жұмысқа алудан кейінгі кезеңді елемеу. Үміткер жұмысқа алынды — ал HR оның деректерін бейімдеу жүйесіне, кадрлық құжаттарға және уақыт есебіне қайта енгізеді.
- Бастапқы метрикаларды тіркемеу. «Дейінгі» сандар болмаса, жарты жылдан кейін жүйенің өзін ақтағанын көрсету мүмкін емес.
- Сынақ кезеңінсіз бірнеше жылға сатып алу. Нақты вакансиялармен бір апта жұмыс үш демодан көп нәрсе айтады.
Ертең неден бастау керек
- Өткен айда қанша өтінім келгенін және олардың қаншасы жауапсыз қалғанын санаңыз.
- Ең жиі кездесетін үш позиция бойынша вакансия орташа есеппен қанша күнде жабылатынын жазып алыңыз.
- Рекрутерден бір апта бойы өтінімдерді жинауға және хат алмасуға қанша уақыт кететінін белгілеп отыруды сұраңыз.
- Үміткерлер нақты келетін алаңдардың тізімін жасаңыз.
- Жоғарыдағы сұрақтар чек-листін алып, сол бойынша демо өткізіңіз — өз вакансияңызда және бір жалдаушы менеджермен.
Компанияңыздың сценарийін тексергіңіз келсе, рекрутинг модулінің бетін ашып, демо сұраңыз.
