КЭҚА
Электрондық еңбек шарты және КЭҚА-ға көшу: ЭЦҚ-мен қол қою, ЕЕШБЖ және қадамдық жоспар
Еңбек шартына ЭЦҚ-мен қалай қол қоюға болады, қол қою ЕЕШБЖ-дегі есептен несімен ерекшеленеді және кадрлық құжаттарды электрондық түрге қандай ретпен ауыстырған дұрыс.
Қысқаша
- Электрондық еңбек шарты — тараптар ЭЦҚ-мен қол қоятын кәдімгі еңбек шарты. ҚР ҰКО берген қолтаңба заң бойынша өз қолымен қойылған қолтаңбаға тең.
- Қол қою мен enbek.kz-тегі ЕЕШБЖ-ге мәлімет енгізу — екі бөлек әрекет. Шартқа қол қойылды деген сөз жұмыс беруші есепке алу міндетін орындады дегенді білдірмейді.
- КЭҚА-ға көшуді көп әрі біртекті құжаттардан бастаңыз: демалыс өтініштері, бұйрықтар, танысу парақтары. Еңбек шарттары — одан кейін.
- Ішкі акт, қызметкерлердің келісімі және бапталған мұрағат болмаса, электрондық құжат айналымы мессенджердегі PDF файлдарға айналады.
Электрондық еңбек шарты нені білдіреді
Электрондық еңбек шарты — міндетті талаптары сол күйінде қалатын сол баяғы еңбек шарты: жұмыс орны, еңбек функциясы, жұмыс режимі, еңбекақы, мерзім. Тек нысаны өзгереді: құжат электрондық түрде болады, ал тараптар оған қаламмен емес, электрондық цифрлық қолтаңбамен қол қояды.
Мұндай форматқа құқық тікелей бекітілген: еңбек шартын жасасу, оған өзгерістер мен толықтырулар енгізу ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжат түрінде рәсімделуі мүмкін (ҚР Еңбек кодексінің 33-бабы). Құжатқа заңды күшті Ұлттық куәландырушы орталық (ҚР ҰКО) немесе басқа аккредиттелген орталық берген қолтаңба береді: қолданыстағы ЭЦҚ қойылған құжат өз қолымен қол қойылған қағаз құжатпен тең.
Іс жүзінде бұл мынаны береді. Қарағандыдағы қоймада істейтін қоймашы Астанадағы бас кеңсеге бармай-ақ, рәсімделген күні шартқа телефоннан қол қояды. Кадр бөлімі екі дана басып шығармайды, басшының қол қоюын күтіп жүрмейді, кейін түпнұсқаның қай папкада жатқанын іздемейді.
Қызметкер шартқа ЭЦҚ-мен қалай қол қояды
- Компьютерден — файл түріндегі немесе токендегі ЭЦҚ кілті және браузерде қол қоюға арналған NCALayer бағдарламасы.
- Телефоннан — ЭЦҚ сақталған мобильді қосымша арқылы немесе QR-код арқылы қол қоюды қолдайтын сервистер арқылы.
- Жұмыс беруші тарапынан басшы немесе уәкілетті тұлға заңды тұлғаның кілтімен қол қояды. Қол қою құқығы туралы сенімхат немесе бұйрық алдын ала рәсімделуі тиіс.
Жиі кездесетін мәселе — жаңа қызметкерде ЭЦҚ жоқ немесе оның мерзімі өтіп кеткен. Үміткерге арналған нұсқаулыққа жұмысқа шығатын күнге дейін «ЭЦҚ алу немесе ұзарту» қадамын қосыңыз, әйтпесе адам алғашқы күні қол қойылмаған шартпен отырады.
ЕЕШБЖ: жұмыс беруші нені енгізеді
Еңбек шарттарын есепке алудың бірыңғай жүйесі (ЕЕШБЖ) — enbek.kz жұмыспен қамту платформасы немесе кадрлық жүйенің интеграциясы арқылы жұмыс істейтін мемлекеттік база. Жұмыс беруші оған еңбек шарттарын жасасу және тоқтату, өзгерістер мен толықтырулар, сондай-ақ бала күтіміне байланысты демалыстар туралы мәліметтерді енгізуге міндетті (ҚР Еңбек кодексінің 23-бабы). Осы деректер бойынша адамның электрондық еңбек тарихы қалыптасады.
Ең жиі шатастыратын жайт: ЕЕШБЖ — шартқа қол қоятын орын емес. Шартқа қағазда немесе кез келген КЭҚА жүйесінде қол қойып, содан кейін ЕЕШБЖ-ге мәліметті бөлек енгізуге болады. Керісінше де солай: шартқа ЭЦҚ-мен қол қойылса да, мәлімет жүйеге түспесе, жұмыс берушінің міндеті орындалмаған болып саналады.
Әдетте ЕЕШБЖ-ге жазба енгізуді талап ететін оқиғалар:
- еңбек шартын жасасу;
- елеулі талаптардың өзгеруі — лауазым, жалақы, жұмыс режимі (әдетте қосымша келісім арқылы);
- басқа лауазымға ауыстыру;
- шартты бұзу.
Тиімді шешім — әр кадрлық оқиғаға жауапты адамды бекітіп, «ЕЕШБЖ-ге енгізілді» белгісін қою. Алматыда 15 нүктесі бар желінің дүкенінде ай сайын 20–30 сатушы жұмысқа алынып, жұмыстан шығып жатса, мұндай белгі болмаса, олқылықтар байқаусыз жинала береді.
ЕЕШБЖ мерзімдері мен айыппұлдары. Жаңа еңбек шарты туралы мәлімет екі тарап қол қойған күннен бастап 5 жұмыс күнінен кешіктірілмей, өзгерістер мен толықтырулар туралы — 15 күнтізбелік күн ішінде, бұзу туралы 3 жұмыс күнінен кешіктірілмей енгізіледі. 2026 жылғы 12 наурыздан бастап мәліметті енгізбегені, кешіктіргені немесе дұрыс емес деректер бергені үшін айыппұл салынады: лауазымды тұлғалар үшін 30 АЕК-тен бастап ірі бизнес үшін 150 АЕК-ке дейін. 2026 жылғы 17 мамырдан бастап мәліметті үш тәсілмен беруге болады: кадрлық жүйенің интеграциясы арқылы, enbek.kz жұмыспен қамту платформасы арқылы немесе басқа қосылған есепке алу жүйесі арқылы.
Қандай кадрлық құжаттарды электрондық түрге көшіру керек
Барлығын бір күнде көшіру мүмкін емес әрі қажеті де жоқ. Құжаттарды саны мен біртектілігі бойынша бөлген ыңғайлы.
| Құжат | Қаншалықты жиі | Электрондық түрдің пайдасы |
|---|---|---|
| Еңбек шарты | Әр жұмысқа алған сайын | Қашықтан қол қою, айнымалылары бар үлгі, жоғалған даналар болмайды |
| Қосымша келісім | Жалақы, лауазым, режим өзгергенде | Бастапқы шартпен байланыс, қызметкер бойынша өзгерістер тарихы |
| Бұйрықтар (жұмысқа алу, демалыс, іссапар, жұмыстан шығару) | Апта сайын | Келісу бағыты, нөмір автоматты түрде беріледі |
| Қызметкерлердің өтініштері | Күн сайын | Қызметкер телефоннан береді, басшы қағазсыз келіседі |
| Танысу парақтары | Әр жаңа ереже шыққанда | Кім оқып, қол қойғаны, кім қоймағаны парақпен аралап жүрмей-ақ көрінеді |
Ең көп үнемдеуді өтініштер мен танысу парақтары береді. Мысал: Астанадағы 120 операторы бар колл-орталық сыйақы туралы жаңа ереже енгізеді. Қағазда HR қолтаңбаларды ауысымдар бойынша бір апта жинайды. Электрондық түрде хабарлама бір минутта жіберіледі, ал екі күннен кейін жеке ескерту керек 8 адам ғана қалады.
Егер сыртқы орган немесе банк қағаз түпнұсқасын сұраса, электрондық құжатты ЭЦҚ-мен қол қойылғаны туралы белгісімен басып шығарыңыз немесе мұндай құжатқа қағазда бөлек қол қойыңыз. Бастапқы кезеңдегі аралас режим — қалыпты жағдай.
TapHR-да бұл қалай жұмыс істейді
КЭҚА модулінде шарттар, қосымша келісімдер мен бұйрықтар үлгілер бойынша жасалады: қызметкердің деректері оның карточкасынан қойылады. Құжат келісу бағыты бойынша ЭЦҚ-мен қол қоюға жіберіледі — компьютерден де, телефоннан да. Қызметкерлер өтініштерді онлайн береді, қол қойылған құжаттар электрондық мұрағатқа түседі, ал әрекеттер журналынан құжатты кім, қашан ашқанын, келіскенін немесе қол қойғанын көруге болады.
КЭҚА-ға көшудің қадамдық жоспары
Төмендегі рет 30 адамдық компанияда да, филиалдары бар холдингте де жұмыс істейді. Қадамдарды қысқартуға болады, бірақ орнын ауыстыруға болмайды.
1-қадам. Құжаттарды түгендеу
Тоқсан ішінде рәсімделетін барлық кадрлық құжаттарды жазып шығыңыз: түрі, саны, кім дайындайды, кім келіседі, кім қол қояды. Әдетте негізгі көлемді 5–7 құжат түрі құрайды — солардан бастаңыз.
2-қадам. Ішкі акт және қызметкерлердің келісімі
Электрондық құжат айналымының тәртібін ішкі құжатта бекітіңіз: қандай құжаттар электрондық түрде рәсімделеді, кімнің қол қою құқығы бар, қызметкер құжатты қалай алады, мұрағат қайда сақталады. Қызметкерлерді осы актімен қолын қойғызып таныстырыңыз. Құжаттарды электрондық түрде алмасуға келісім алыңыз — ЭЦҚ-сы жоқ немесе бас тартқандарға қағаз нұсқасын қарастырыңыз.
3-қадам. Үлгілер
Шарттың, қосымша келісімдердің және бұйрықтардың үлгілерін қайта жинаңыз. Айнымалылар (аты-жөні, ЖСН, лауазым, жалақы, күні) қолмен жазылмай, автоматты түрде қойылуы керек. Үлгі бір рет келісіледі — одан кейін HR тек айнымалылармен жұмыс істейді.
4-қадам. Келісу бағыттары
Әр құжат түріне бағыт белгілеңіз: кім дайындайды, кім келіседі, кім қол қояды және қандай ретпен. Демалыс туралы бұйрыққа мысал: қызметкердің өтініші → басшының келісуі → HR тексеруі → директордың қолтаңбасы → қызметкерге хабарлама. Бағытты 3–4 қатысушымен шектеңіз, әйтпесе құжат демалыстағы біреуде тұрып қалады.
5-қадам. Мұрағат және қолжетімділік құқықтары
Қол қойылған құжаттар қайда сақталатынын, жеке істерді кім көретінін және жазбалар қанша уақыт сақталатынын шешіңіз. Сату бөлімінің басшысы өз қызметкерлерінің өтініштерін көруі керек, бірақ бүкіл компанияның еңбек шарттарын емес. Жүйені ауыстырсаңыз, мұрағатты жүктеп алуға болатынын тексеріңіз.
6-қадам. Бір бөлімдегі пилот
Электрондық құжат айналымын бір бөлімшеде бір айға іске қосыңыз. Сұрақтарды жинап, үлгілер мен бағыттарды түзетіңіз, содан кейін қалғандарын қосыңыз. Көшуге дейін жасалған қағаз құжаттарды кейінге қарай цифрландыру міндетті емес — «жаңаның бәрі электрондық түрде» деген ереже жеткілікті.
Электрондық құжат айналымына көшкенде жиі жіберілетін қателер
- Қол қою мен есепке алуды шатастыру. Шартқа ЭЦҚ-мен қол қойылған, ал ЕЕШБЖ-ге мәлімет енгізілмеген. Әр оқиғаға бөлек мәртебе жүргізіңіз.
- Ішкі акт жоқ. Құжаттарға электрондық түрде қол қойылады, бірақ тәртіп ешқайда бекітілмеген. Дау немесе тексеру кезінде қызметкердің мұндай форматқа келіскенін дәлелдеу қиын.
- Біреудің кілтімен қол қою. Директор «мазаламау үшін» өз ЭЦҚ кілтін бухгалтерге немесе HR-ға береді. Бұл тікелей тәуекел: қолтаңба заң жүзінде кілт иесіне тиесілі. Қол қою құқығын уәкілетті тұлғаға рәсімдеңіз.
- Мұрағаттың орнына мессенджердегі PDF. Қол қойылған файлды WhatsApp-қа жіберіп, ұмытып кеткен. Бір жылдан кейін оны таба алмайсыз, ал кім, қашан қол қойғаны туралы журнал жоқ.
- Тым ұзын бағыттар. Демалыс өтінішіне жеті келісуші — қызметкер бұйрыққа қол қойылғанша демалысқа кетіп қалады.
- ЭЦҚ-сы жоқ қызметкерлерге жоспар жоқ. Маусымдық жұмысшылар, шетелдіктер, жасы үлкен адамдар. Оларға түсінікті балама жол керек.
КЭҚА-ны уақыт есебімен және жұмысқа алумен қалай байланыстыру керек
Кадрлық құжаттар — басқа процестердегі оқиғалардың нәтижесі. Демалыс туралы бұйрық өтініштен кейін пайда болады, ал өтініш табельге әсер етеді. Егер демалыс КЭҚА-да келісілсе, ал табельде қызметкер жұмысқа шыққан деп белгіленсе, бұл сәйкессіздікті жалақы есептеу кезінде бухгалтерия табады.
Сондықтан тізбекті толық қараңыз: жұмысқа алу → шарт → жұмысқа қабылдау туралы бұйрық → кесте мен табель. Табельді қолмен салыстырмай қалай жинауға болатынын жұмыс уақытын есепке алу табелі туралы мақалада талдадық. Егер демалыстар мен ауру парақтары жүйе күнтізбесінде тұрса, бұйрық пен табельдегі белгі қайта тексерусіз сәйкес келеді.
Жұмыстан шығаруды бөлек ойластырыңыз: өтініш, бұйрық, есеп айырысу, ЕЕШБЖ-ге шартты бұзу туралы мәлімет енгізу, қолжетімділікті жабу. Бұл әртүрлі адамдар орындайтын бес әрекет: ортақ бағыт болмаса, олардың бірін ұмытып кету оңай.
Ертең неден бастау керек
КЭҚА-ға көшу чек-листі
- Кадрлық құжат түрлерін және олардың соңғы тоқсандағы көлемін жазып шығу.
- Бастау үшін 3–5 түрді таңдау: өтініштер, демалыс туралы бұйрықтар, танысу парақтары.
- Қол қоюшылардың қайсысында ҚР ҰКО-ның қолданыстағы ЭЦҚ-сы бар екенін тексеріп, қол қою құқығын рәсімдеу.
- Электрондық құжат айналымы туралы ішкі акт дайындап, қызметкерлерді онымен таныстыру.
- Қызметкерлердің келісімін жинап, қағазда қалатындардың жолын сипаттау.
- Үлгілерді айнымалылармен қайта жинап, бұйрықпен бекіту.
- Келісу бағыттарын баптау — 3–4 қатысушыдан аспасын.
- ЕЕШБЖ-ге мәлімет енгізуге жауапты адамды тағайындап, «енгізілді» белгісін енгізу.
- Мұрағатты, қолжетімділік құқықтарын және сақтау ережесін анықтау.
- Бір бөлімде бір айлық пилот өткізіп, содан кейін кеңейту.
Үлгілер, бағыттар мен ЭЦҚ-мен қол қою бірге қалай жұмыс істейтінін көргіңіз келсе, КЭҚА модулінің бетін ашып, демо сұраңыз — онда құжаттың өтініштен мұрағатқа дейінгі жолын өтуге болады.
