Рекрутинг
ATS-система: что это и как выбрать систему подбора персонала
Признаки, что компании пора уходить из Excel, таблица нужных функций, чек-лист вопросов на демо и пример расчёта эффекта в часах и тенге.
Коротко
- ATS-система — программа, которая собирает отклики со всех площадок в одну воронку и показывает, на каком этапе каждый кандидат.
- Пора внедрять, если кандидатов ведут в Excel, рекрутер держит открытыми 5 кабинетов job-бордов, а руководитель неделю не смотрит резюме.
- На демо проверяйте свой реальный сценарий найма, а не презентацию: загрузите вакансию, проведите кандидата по этапам, откройте отчёт.
- Эффект считайте в часах рекрутера и днях закрытия вакансии — это понятные собственнику цифры.
ATS-система — что это простыми словами
ATS (Applicant Tracking System) — система подбора персонала, в которой хранятся вакансии, кандидаты и вся история работы с ними. Отклик с hh.kz, сообщение в Telegram, рекомендация от сотрудника — всё попадает в одну карточку кандидата, а не в пять разных мест.
Внутри ATS вакансия — это воронка из этапов: новый отклик, скрининг, интервью с HR, интервью с руководителем, оффер, выход. Кандидат двигается по этапам, и в любой момент видно, сколько людей на каждом шаге и где воронка застряла.
Вторая задача ATS — автоматизация подбора персонала: система сама собирает отклики, отправляет кандидату письмо или сообщение, напоминает менеджеру оценить резюме, считает, сколько дней закрывается вакансия. Рекрутер тратит время на разговоры с людьми, а не на копирование резюме в таблицу.
Признаки, что компании пора внедрять ATS
Размер компании здесь вторичен. Решает поток кандидатов и число людей, которые участвуют в найме. Проверьте себя по списку:
- Кандидаты живут в Excel. Таблица с колонками «ФИО», «телефон», «статус», «комментарий» и цветной заливкой. Обновляет её один человек, остальные спрашивают в чате.
- Пять кабинетов job-бордов. Рекрутер по очереди открывает hh.kz, OLX, LinkedIn, Telegram-канал и почту, чтобы просто собрать отклики за день.
- Кандидаты теряются. Сильный человек откликнулся, ему никто не ответил, через неделю он вышел к другому работодателю.
- Руководитель не отвечает. Резюме отправлены нанимающему менеджеру в WhatsApp, через пять дней обратной связи нет, а рекрутер не может показать, где именно стоит процесс.
- Нет ответа на вопрос «сколько мы ищем менеджера». Нельзя быстро посчитать, сколько дней закрывается вакансия и какой источник даёт людей, которые проходят испытательный срок.
- Массовый найм. Сеть магазинов в Алматы ищет 30 продавцов в месяц, колл-центр в Астане — 15 операторов в неделю. Вручную такой поток не обработать без потерь.
Если совпало три пункта и больше, ATS окупится быстрее, чем кажется. Если один — возможно, хватит навести порядок в таблице.
Какие функции нужны в ATS, а какие — маркетинг
В презентациях у всех систем длинный список возможностей. Разделите его на три группы: без чего система бесполезна, что заметно ускоряет работу и что красиво звучит, но редко используется.
| Must-have | Полезно | Чаще маркетинг |
|---|---|---|
| Сбор откликов с job-бордов, которые вы реально используете (hh.kz, OLX, LinkedIn, Telegram) | ИИ-оценка резюме с процентом соответствия и кратким саммари | Десятки готовых интеграций с сервисами, которых нет в Казахстане |
| Воронка с этапами, которые настраиваются под каждую вакансию | Чат-бот в WhatsApp и Telegram, который задаёт кандидату первые вопросы | «Предсказание успешности сотрудника» без объяснения, на чём оно основано |
| Карточка кандидата с историей, комментариями и оценками нанимающего менеджера | Самозапись кандидата на интервью с синхронизацией календаря | Геймификация для рекрутеров |
| Доступ для руководителей с простым интерфейсом | Карьерный сайт компании с вакансиями | Видеоинтервью с анализом эмоций |
| Отчёты: воронка, источники, время закрытия вакансии | Передача нанятого сотрудника в адаптацию без повторного ввода данных | Сотни шаблонов писем, которые никто не открывает |
| Хранение персональных данных с понятными правами доступа | Массовые действия: перевести, отказать, написать сразу десяти кандидатам | Отдельное приложение для каждого участника процесса |
Отдельно о хранении данных. Резюме — это персональные данные, и для казахстанской компании важно понимать, на каких серверах они лежат. Задайте этот вопрос на первом же звонке.
Про ИИ-скрининг: он полезен, когда откликов десятки и сотни. Система сравнивает резюме с требованиями вакансии и показывает процент соответствия — рекрутер начинает разговор с самых подходящих. Подробнее о том, как устроена ИИ-оценка, — на странице ИИ-рекрутинга.
Вопросы, которые стоит задать на демо
Демо по чужому сценарию показывает лучшие стороны продукта. Ваша задача — проверить свой. Подготовьте реальную вакансию и пройдите её от публикации до найма.
Чек-лист вопросов на демо ATS
- Покажите, как отклик с hh.kz и сообщение из Telegram попадают в одну воронку. Сколько минут проходит?
- Как настроить этапы под конкретную вакансию — например, добавить тестовое задание только для разработчиков?
- Что видит нанимающий менеджер? Покажите его экран, а не экран рекрутера.
- Как руководитель оставляет оценку кандидату и что происходит, если он не ответил за 2 дня?
- Может ли кандидат сам выбрать время интервью? С какими календарями это работает?
- Как работает ИИ-оценка резюме: по каким критериям, можно ли их поменять, видно ли объяснение?
- Какие отчёты есть из коробки: воронка, источники, время закрытия? Можно ли выгрузить данные?
- Где хранятся данные кандидатов и кто в компании видит какие карточки?
- Сколько занимает запуск и что нужно с нашей стороны?
- Что происходит с кандидатом после статуса «Нанят»? Данные переходят дальше или вводятся заново?
- Сколько стоит при нашем числе пользователей и вакансий? Что входит в цену, а что оплачивается отдельно?
Попросите тестовый доступ хотя бы на неделю и дайте его одному нанимающему менеджеру. Если он разберётся без инструкции, система приживётся. Как подготовить вопросы для самих интервью, мы разбирали в статье о вопросах на собеседовании.
Как посчитать эффект от ATS
Собственнику бизнеса нужна не «удобная воронка», а цифра. Самая понятная — часы рекрутера, которые уходят на рутину: сбор откликов, перенос в таблицу, рассылка ответов, согласование времени интервью, напоминания руководителям.
Ниже — пример расчёта. Подставьте свои данные.
Пример расчёта (условные цифры)
- Рекрутер работает 160 часов в месяц, его зарплата с налогами — 500 000 ₸.
- Стоимость часа: 500 000 ₸ / 160 ч ≈ 3 125 ₸.
- На рутину уходит примерно 2 часа в день, то есть около 40 часов в месяц.
- Допустим, ATS снимает половину этой рутины: 20 часов в месяц.
- Экономия: 20 ч × 3 125 ₸ ≈ 62 500 ₸ в месяц на одного рекрутера.
Экономия в месяц = часы рутины × доля автоматизации × стоимость часа рекрутера
Вторая часть эффекта — скорость. Каждый день открытой вакансии стоит денег: пустая точка продаж, недоукомплектованная смена на складе, перегруженная команда. Если в среднем вакансия закрывается за 30 дней, а с ATS — за 22, посчитайте, что дают компании эти 8 дней работы нового сотрудника.
Третья — потерянные кандидаты. Посмотрите, сколько откликов за прошлый месяц остались без ответа. Даже если из них подошли бы двое, это две вакансии, которые закрылись бы раньше.
Чтобы считать честно, зафиксируйте исходные цифры до внедрения: среднее время закрытия, число откликов без ответа, часы на рутину. Без этой точки отсчёта через три месяца вы сравните ощущения, а не результат.
Как это устроено в TapHR
В модуле рекрутинга отклики с hh.kz, LinkedIn, OLX, Telegram и карьерного сайта собираются в одну воронку с этапами под каждую вакансию. ИИ оценивает резюме и пишет краткое саммари, чат-бот в WhatsApp и Telegram задаёт кандидату первые вопросы, а кандидат сам записывается на интервью в Zoom или Outlook. Нанимающий менеджер ставит оценку прямо в карточке, а аналитика показывает воронку, источники и время закрытия вакансии. Статус «Нанят» запускает адаптацию сотрудника.
Как внедрить ATS за 1–3 дня
Долгое внедрение обычно означает, что компания пытается сразу перенести весь архив и описать все процессы. Начните с текущих вакансий.
- День 1. Подключите источники откликов: job-борды, Telegram, карьерный сайт. Заведите открытые вакансии и настройте этапы воронки. Для массовых позиций этапов меньше, для ключевых — больше.
- День 2. Пригласите нанимающих менеджеров. Покажите им за 15 минут один экран — где смотреть кандидатов и как ставить оценку. Настройте шаблоны сообщений кандидатам: подтверждение отклика, приглашение, отказ.
- День 3. Перенесите кандидатов, которые сейчас в работе. Архив прошлых лет можно загрузить позже или не загружать вовсе. Договоритесь о правиле: с сегодняшнего дня кандидат существует, только если он есть в системе.
Через две недели соберите обратную связь от рекрутеров и менеджеров и поправьте этапы. Через месяц откройте первый отчёт по источникам — уже на нём видно, куда стоит тратить бюджет на публикации.
Ошибки при выборе ATS
- Выбирать по длине списка функций. Половина возможностей не пригодится, а базовое — сбор откликов с hh.kz и OLX — может работать с ограничениями.
- Не показывать систему руководителям до покупки. Рекрутер в восторге, а нанимающие менеджеры не заходят. Найм снова уходит в WhatsApp.
- Не спросить про площадки Казахстана. Интеграции с зарубежными сервисами бесполезны, если ваши кандидаты откликаются на hh.kz, OLX и в Telegram.
- Игнорировать этап после найма. Кандидат нанят — и HR заново вводит его данные в систему адаптации, кадровые документы и учёт времени.
- Не зафиксировать исходные метрики. Без цифр «до» через полгода невозможно показать, окупилась ли система.
- Покупать на годы вперёд без пробного периода. Неделя работы с реальными вакансиями скажет больше, чем три демо.
С чего начать завтра
- Посчитайте, сколько откликов пришло за прошлый месяц и сколько из них остались без ответа.
- Запишите, сколько дней в среднем закрывается вакансия по трём самым частым позициям.
- Попросите рекрутера неделю отмечать, сколько времени уходит на сбор откликов и переписку.
- Составьте список площадок, откуда реально приходят кандидаты.
- Возьмите чек-лист вопросов выше и проведите по нему демо — на своей вакансии и с одним нанимающим менеджером.
Если хотите проверить сценарий своей компании, откройте страницу модуля рекрутинга и запросите демо.
