Жаңа қызметкерді бейімдеу жоспары: жұмысқа шыққанға дейін, алғашқы күні және сынақ мерзімі аяқталғанша істелетін жұмыстар

Жаңа қызметкер қалу-қалмауын алғашқы апталарда шешеді. Алғашқы әсерін ол жұмысқа шықпай тұрып-ақ алады: құжаттар рәсімделді ме, сұрақтарына жауап берді ме, жұмыс орны дайын ба. Жаңа қызметкерді бейімдеу жоспары осы апталар басшының бос уақытына тәуелді болмауы үшін керек.

Бейімдеу жоспары дегеніміз қандай құжат және оның «бәрін орнында көрсетеміз» тәсілінен қандай айырмашылығы бар

Бейімдеу жоспары — күндері мен жауаптылары көрсетілген тапсырмалар тізімі. Ол оффер қол қойылған күні басталып, сынақ мерзімінің қорытынды кездесуімен аяқталады. Жоспар үш сұраққа жауап береді: белгілі бір күнге қарай жаңа қызметкер нені білуі және істей алуы керек, бұған кім көмектеседі және бәрі сәтті шыққанын қалай түсінеміз.

«Бәрін орнында көрсетеміз» тәсілі компанияда 15 адам жұмыс істеп, директор әркімді өзі қарсы алғанда ғана жұмыс істейді. Жұмысқа қабылдау тұрақты сипат алған сәттен шығындар басталады: Алматыдағы дүкенде сатушы екі ауысым бойы кассаға кіру рұқсатынсыз тұрады, IT командасында әзірлеуші репозиторийге қолжетімділікті бір апта күтеді, қоймада жинақтаушы өндіру нормалары туралы алғашқы сыйақы күні біледі.

Қызметкерлер онбордингі — сол нәрсе, тек термині кеңірек: кейде оған «алдын ала бейімдеуді», яғни оффер мен алғашқы күн арасындағы уақытты да қосады. Біз оларды бір процесс деп қарастырамыз.

Бейімдеуге кім жауап береді: HR, басшы, тәлімгер

Сәтсіздіктің ең жиі себебі — «бейімдеуге HR жауап береді» деген түсінік. HR нақты бөлімдегі сату менеджерінің жұмысы қалай құрылғанын білмейді және қойманың сұрақтарына күн сайын жауап бере алмайды. Жауапкершілікті бөлу керек.

Кестедегі уақыт — жоспарлауға арналған бағдар, норма емес. Оны өз лауазымдарыңыз үшін есептеп, тәлімгердің жүктемесіне қосыңыз. Егер тәлімгер басқалармен қатар сатумен айналысып, оған қоса «жаңа адамды да үйретсе», үйретуге тек қалған уақыты ғана жетеді.

Тәлімгерді еңбек өтіліне қарап емес, екі белгіге қарап таңдаңыз: адам дәл осы жұмысты жақсы атқарады және түсіндіруге дайын. Оған нақты пайда керек: үстемеақы, жаңа қызметкер сынақ мерзімінен сәтті өткені үшін бонус немесе тәлімгерлікті бағалауда ескеру.

Жаңа қызметкерді бейімдеу кезеңдері

Жұмысқа шыққанға дейін: офферден алғашқы күнге дейін

Оффер мен жұмысқа шығу арасында бір-екі апта өтеді, ал үміткер осы уақытта басқа ұсыныстар ала береді. Кезеңнің міндеті — адамның шынымен келуі және алғашқы күні ұйымдастыру мәселелеріне уақыт кетпеуі.

• Мүмкін болса, еңбек шартына кеңсеге келмей-ақ алдын ала қол қойып, құжаттарды жинап алыңыз.
• Техника, рұқсатнама, жұмыс киіміне тапсырыс беріп, пошта мен есептік жазбаларды жасаңыз.
• Тәлімгер тағайындап, командаға жұмысқа шығу күнін ескертіңіз.
• Welcome-хат жіберіңіз: уақыты мен мекенжайы, кімге бару керек, өзімен бірге алып келетін заттар, алғашқы күннің кестесі.

Алғашқы күн

Алғашқы күн сегіз сағаттық нұсқамадан тұрмауы керек. Жаңа қызметкер одан екі нәрсені есте сақтайды: оны қарсы алды ма және ертең немен айналысатынын түсінді ме.

• Басшымен 30 минуттық кездесу: бөлім немен айналысады, жаңа қызметкердің рөлі қандай, осы аптада қандай жұмыстар болады.
• Командамен және тәлімгермен танысу, кеңсені немесе қойманы аралау.
• Жұмыс орны дайын, қолжетімділік жұмыс істейді.
• Міндетті нұсқамалар — оларсыз жұмысқа кірісуге болмайтындары ғана. Қалғанын аптаның ішіне ауыстырыңыз.
• Күн нәтижемен аяқталуы үшін бір шағын нақты тапсырма.

Алғашқы апта

Бұл аптадағы басты міндет — сынақ мерзіміне мақсат қою. Басшы мен жаңа қызметкер үшінші айдың соңына қарай табыс деп нені санайтынын жазбаша келіседі. Мысалы, сату менеджері үшін: 30 клиентпен өз бетінше жұмыс істейді, екінші айдың жоспарын 70%-ға орындайды, өнім желісі бойынша тестті кемінде 80%-ға тапсырады.

• Базалық оқыту: өнім, процестер, адам жұмыс істейтін жүйелер.
• Тәлімгермен күнделікті қысқа кездесу.
• Апта соңында басшымен кездесу: нені түсінді, қандай кедергілер бар.
• Жаңа қызметкерге қысқа сауалнама: ақпарат жеткілікті ме, тапсырмалар түсінікті ме.

Оқытуды әр жаңа адамға ауызша қайталап айтқаннан гөрі, бір рет курстарға жинаған дұрыс. Сонда барлық жаңа қызметкер бірдей базаны алады, ал тәлімгер уақытын практикаға жұмсайды. Бұған тесттері мен рөлге арналған траекториялары бар оқыту жүйесі сәйкес келеді.

Алғашқы ай

Ай соңына қарай жаңа қызметкер тапсырмалардың бір бөлігін өз бетінше орындайды. Басшы алғашқы нәтижелерді көріп, бәрі жоспар бойынша жүріп жатқанын айта алады.

• Басшымен аптасына бір рет 20–30 минуттық 1:1 кездесулер.
• Жүктемені біртіндеп арттыру: тәлімгермен бірге орындалатын тапсырмалардан өз бетінше орындалатындарға.
• Өнім немесе процестер бойынша тест.
• Аралық бағалау: алғашқы аптада қойылған мақсаттармен салыстыру.
• Айлық сауалнама: жұмыс ұнай ма, күткені шындыққа сай келе ме.

Сынақ мерзімінің соңы

Қорытынды кездесу соңғы күні емес, сынақ мерзімі аяқталғанға дейін өтеді. Екі-үш апта бұрын басшы мен HR нәтижелерді мақсаттармен салыстырып, тәлімгердің пікірін жинап, шешім дайындайды.

• Қорытынды кездесу: нені істей алды, нені әлі меңгермеді, шешім және келесі мақсаттар.
• Жаңа қызметкерден кері байланыс: бейімдеуде не көмектесті, не кедергі болды.
• Шешім теріс болса — оны заң талап ететін тәртіппен және мерзімде рәсімдеңіз.

Үлгі: кезеңдер мен рөлдер бойынша бейімдеу чек-листі

Үлгіні көшіріп, лауазымыңызға сай келмейтін тармақтарды алып тастаңыз. Қойма мен колл-орталық үшін басты назар қауіпсіздік техникасы мен скрипттерге, IT үшін қолжетімділік пен кодтағы алғашқы тапсырмаға, сату үшін өнім мен CRM-ге аударылады.

Бейімдеу чек-листі әр тармақтың күні болғанда ғана жұмыс істейді. «Өнім бойынша курстан өту» оның жанында «алғашқы аптаның жұмасына дейін» деген мерзім және тексеретін адамның аты тұрғанда ғана тапсырмаға айналады.

Бейімдеудегі жиі кездесетін қателер

• Бейімдеу алғашқы күнмен аяқталады. Жаңа қызметкерді қарсы алып, кеңсені көрсетіп, ұмытып кетеді. Ең күрделі сұрақтар нақты жұмыс басталатын екінші-үшінші аптада туындайды.
• Мақсаттар жазылмаған. Қорытынды кездесуде басшы «сезім бойынша» бағалайды, ал жаңа қызметкер өзін неліктен қалдырмағанын түсінбейді. Бұл заңдық тәуекел де.
• Уақыты жоқ тәлімгер. Егер тәлімгерлік жүктеме мен еңбекақыда ескерілмесе, ол негізгі жұмыстан кейін және сапасыз жасалады.
• Барлық оқыту ауызша. Кім және қандай көңіл-күймен түсіндіргеніне қарай әр жаңа қызметкер ережелердің өз нұсқасын алады.
• Жаңа қызметкерден кері байланыс жоқ. Компания неден қателескенін адам жұмыстан кеткенде ғана біледі. Алғашқы аптаның және айдың соңындағы қысқа сауалнама бес минут алады.
• Барлығына бір жоспар. Кассир мен қаржы талдаушысына әртүрлі тапсырмалар керек. Ортақ құрылым жасап, типтік лауазымдарға 2–4 нұсқа дайындаңыз.

Бейімдеу жұмыс істеп тұрғанын қалай түсінуге болады

Үш көрсеткішке қараңыз, оларды тіпті кестеде де есептеуге болады.

• Ерте кадр ағымы — алғашқы 90 күнде кетіп қалған жаңа қызметкерлердің үлесі. Оны қалай есептеу және азайту жолдарын кадр ағымы туралы мақалада талдадық.
• Сынақ мерзімінен өткендердің үлесі бөлімдер мен басшылар бойынша. Егер бір басшының командасында әр екінші адам сынақтан өтпесе, мәселе көбіне жұмысқа қабылдауда емес, бейімдеуде.
• Жоспардың уақтылы орындалуы — жоспардағы тапсырмалардың қаншасы уақытында жабылды. Мерзімі өткен тапсырмалар процестің қай жерде адамдардың есіне ғана сүйенетінін көрсетеді.

Айталық, жарты жылда компанияға 40 адам келді, оның тоғызы үшінші айдың соңына дейін кетті. Ерте кадр ағымы — 22,5%. Жоспар енгізілгеннен кейінгі келесі жарты жылда 40 адамның бесеуі ғана кетсе, көрсеткіш 12,5%-ға дейін төмендеді. Қалған әр адам — іздеуге, рәсімдеуге және оқытуға қайта жұмсалмаған қаржы.

Ертең неден бастау керек

• Ең жиі жұмысқа алатын бір лауазымды таңдаңыз.
• Жоғарыдағы чек-листті көшіріп, күндер мен жауаптыларды қойыңыз.
• Ең жақын жаңа қызметкерге тәлімгер тағайындап, оның уақыты туралы келісіңіз.
• Алғашқы аптаның соңына дейін сынақ мерзіміне 3–5 мақсат жазыңыз.
• Жаңа қызметкерге бір аптадан және бір айдан кейінгі сауалнамаларды күнтізбеге қойыңыз.
• Үш айдан кейін ерте кадр ағымын өткен кезеңмен салыстырыңыз.