Эффективность
KPI сотрудников: как ставить, 28 примеров по должностям и расчёт премии
Как вывести KPI из целей компании, проверить их по SMART на реальных примерах и привязать к премии так, чтобы сотрудник сам мог посчитать свои деньги.
Коротко
- На одного сотрудника — 3–5 KPI. Каждый должен зависеть от его действий, иметь число, источник данных и срок.
- KPI выводятся из целей компании: цель года → цель отдела → показатели сотрудника. Если связь нельзя объяснить за минуту, показатель лишний.
- Премию считайте через веса и коридор выполнения: ниже порога — ноль, выше плана — с ограничением сверху.
- Ниже — таблица из 28 примеров KPI по должностям и пример расчёта премии в тенге.
Что такое KPI сотрудника и чем он отличается от обязанностей
KPI — это число, по которому через месяц или квартал видно, сделал человек свою работу хорошо или нет. «Работать с клиентами» — обязанность. «Конверсия из заявки в оплату не ниже 18% за месяц» — KPI.
У хорошего показателя четыре свойства: он измеряется числом, данные для него уже где-то собираются (CRM, 1С, табель, система тикетов), сотрудник может на него повлиять, и он связан с тем, ради чего существует его должность.
Отдельно стоит развести KPI и метрики отдела. Выручка магазина — метрика магазина. Для продавца-консультанта из неё выводится личный показатель: средний чек или выручка с его смен. Для директора магазина — выручка целиком, потому что он управляет графиком, ассортиментом выкладки и командой.
Как ставить KPI по SMART: на примерах, а не на словах
SMART часто превращается в формальность: в шаблоне пять колонок, а цель всё равно «улучшить сервис». Проверяйте каждую букву вопросом, на который нужен конкретный ответ.
| Буква | Проверочный вопрос | Плохо | Хорошо |
|---|---|---|---|
| S — конкретный | Что именно должно измениться? | Улучшить работу с клиентами | Снизить долю повторных обращений по одной проблеме |
| M — измеримый | Каким числом и откуда его взять? | Клиенты довольны | Доля повторных обращений по отчёту из системы тикетов |
| A — достижимый | Какой факт был за последние 3–6 месяцев? | С 22% до 5% за месяц | С 22% до 16% за квартал |
| R — значимый | Какую цель отдела это двигает? | Число исходящих писем | Удержание клиентов, которое влияет на выручку |
| T — ограниченный во времени | К какой дате и как часто смотрим? | В ближайшее время | До 31 марта, промежуточный срез раз в месяц |
Буква A проверяется только данными. Прежде чем ставить план, выгрузите факт за прошлые периоды. Если менеджер колл-центра в Астане последние полгода закрывал 70–75 звонков в смену, план в 110 звонков не мотивирует, а учит не верить планам.
Ещё одна проверка — «тест на обман». Спросите себя: как можно выполнить этот KPI, не принеся пользы? Если оператора оценивать только по количеству звонков, он будет быстрее класть трубку. Такой показатель нужно уравновесить вторым: например, оценкой качества по чек-листу.
Каскад: от целей компании к KPI сотрудника
KPI, придуманные отдельно для каждой должности, тянут компанию в разные стороны. Отдел продаж гонится за выручкой со скидками, финансы — за маржой, склад — за скоростью отгрузки ценой ошибок. Каскад убирает эти конфликты.
- Цель компании на год. Например: выручка 2,4 млрд тенге при валовой марже не ниже 28%.
- Цели отделов. Продажи: 1,9 млрд тенге от новых и текущих клиентов. Маркетинг: 3 600 квалифицированных заявок. Склад: отгрузка в срок 98% заказов.
- Цели руководителей. Руководитель отдела продаж отвечает за план отдела, конверсию и маржу сделок.
- KPI сотрудников. Менеджер: личный план продаж, конверсия, доля сделок без скидки выше 10%.
Каскад делается сверху вниз, но план проверяется снизу вверх. Сложите личные планы менеджеров — сумма должна закрывать план отдела с запасом 5–10% на текучесть и больничные. Если не закрывает, это разговор о найме или о цели, а не повод накинуть каждому по 20%.
Как это устроено в TapHR
В модуле «Эффективность» цели и KPI связаны каскадом: у каждого показателя сотрудника видна цель отдела и компании, которую он поддерживает. Руководитель видит прогресс команды в одном месте, а на встречах 1:1 повестка подтягивает текущие KPI, чтобы обсуждать цифры, а не впечатления.
28 примеров KPI по должностям
Это стартовый набор. Берите 3–5 показателей на должность, а не все подряд, и подставляйте план из своих фактических данных.
| Должность | KPI | Как считать | Источник |
|---|---|---|---|
| Менеджер по продажам | Выполнение личного плана продаж | Факт оплат / план × 100% | CRM, 1С |
| Менеджер по продажам | Конверсия заявки в оплату | Оплаченные сделки / полученные заявки | CRM |
| Менеджер по продажам | Доля сделок без скидки выше нормы | Сделки со скидкой до 10% / все сделки | CRM |
| Менеджер по продажам | Дебиторка старше 30 дней | Сумма просроченной оплаты по его клиентам | 1С |
| Оператор колл-центра | Решение с первого обращения (FCR) | Обращения без повторного звонка за 7 дней / все обращения | Телефония, тикеты |
| Оператор колл-центра | Оценка качества по чек-листу | Средний балл прослушанных звонков | Отчёт супервайзера |
| Оператор колл-центра | Соблюдение графика | Время на линии / запланированное время | Телефония, табель |
| Кладовщик, комплектовщик | Точность сборки | Заказы без пересорта и недовложений / все заказы | WMS, акты |
| Кладовщик, комплектовщик | Производительность | Собранные строки заказа за смену | WMS |
| Логист | Доставка в срок | Доставленные в окно заказы / все заказы | TMS, 1С |
| Логист | Стоимость доставки на заказ | Расходы на доставку / число заказов | 1С |
| Рекрутер | Срок закрытия вакансии | Дни от открытия заявки до принятого оффера | ATS |
| Рекрутер | Выполнение плана найма | Закрытые вакансии / вакансии в работе | ATS |
| Рекрутер | Удержание нанятых на испытательном сроке | Прошедшие испытательный срок / нанятые | ATS, кадровый учёт |
| HR-менеджер | Текучесть в первые 90 дней | Уволенные до 90 дней / принятые за период | Кадровый учёт |
| HR-менеджер | Завершение адаптации в срок | Новички, закрывшие план адаптации вовремя / все новички | Система адаптации |
| HR-менеджер | eNPS по компании | % промоутеров − % критиков | Опрос вовлечённости |
| Маркетолог | Квалифицированные заявки | Заявки, принятые отделом продаж в работу | CRM |
| Маркетолог | Стоимость квалифицированной заявки | Рекламный бюджет / квалифицированные заявки | Рекламные кабинеты, CRM |
| Бухгалтер | Закрытие месяца в срок | Дата закрытия против регламентной даты | 1С |
| Бухгалтер | Отчётность без исправлений | Отчёты, сданные без корректировок / все отчёты | Журнал сдачи |
| Бухгалтер | Срок обработки первичных документов | Среднее число дней от поступления до проведения | 1С |
| Разработчик | Выполнение квартальных задач команды | Закрытые задачи из плана квартала / запланированные | Таск-трекер |
| Разработчик | Дефекты после релиза | Баги в продакшене на его задачи за месяц | Таск-трекер |
| Руководитель отдела | Выполнение плана отдела | Факт отдела / план отдела | CRM, 1С |
| Руководитель отдела | Текучесть в команде | Уволившиеся по собственному / средняя численность | Кадровый учёт |
| Продавец-консультант | Средний чек | Выручка с его чеков / число чеков | Касса |
| Директор магазина | Выручка к плану и потери | Факт / план; списания и недостачи в % от выручки | Касса, инвентаризация |
У разработчиков осторожнее с количественными метриками вроде числа коммитов или строк кода: их легко накрутить, и они ничего не говорят о пользе. Надёжнее командные цели квартала плюс качество.
Для рекрутера показатели «срок закрытия» и «удержание на испытательном сроке» работают в паре: один не даёт тянуть, другой — нанимать кого попало. Как устроен рекрутинг, в котором эти цифры считаются автоматически, можно посмотреть на странице TapHR Рекрутинг.
Как рассчитать KPI и привязать к премии: пример в тенге
Самая рабочая схема — переменная часть с весами показателей и коридором выполнения. Сначала считается выполнение каждого KPI, потом взвешенная сумма, потом премия.
Выполнение KPI = факт / план × 100%
Итоговый коэффициент = Σ (выполнение KPI × вес KPI)
Для показателей, где «меньше — лучше» (дебиторка, ошибки, срок), формула переворачивается: план / факт × 100%.
Пример: менеджер по продажам в Алматы
Допустим, оклад 350 000 тенге, целевая премия за месяц — 200 000 тенге при выполнении всех показателей на 100%. Правила коридора: если выполнение KPI ниже 80%, по нему начисляется ноль; выше 120% не учитывается.
| KPI | Вес | План | Факт | Выполнение | В расчёт |
|---|---|---|---|---|---|
| Личный план продаж | 50% | 12 млн ₸ | 13,8 млн ₸ | 115% | 57,5% |
| Конверсия заявки в оплату | 30% | 20% | 18% | 90% | 27% |
| Дебиторка старше 30 дней | 20% | не более 600 тыс. ₸ | 900 тыс. ₸ | 67% (ниже порога) | 0% |
| Итого | 100% | 84,5% |
Премия: 200 000 × 84,5% = 169 000 тенге. Менеджер перевыполнил план продаж, но получил меньше целевой премии, потому что клиенты не платят вовремя. Это ровно тот сигнал, который должна давать система: продажа без оплаты компании не нужна.
Два правила из Трудового кодекса РК. Система премирования закрепляется в трудовом или коллективном договоре либо в акте работодателя — например, в положении о премировании (ст. 107). И основная заработная плата должна составлять не меньше 75% заработка без учёта разовых стимулирующих выплат. Схема «маленький оклад и большой KPI-бонус» в этот порог не укладывается: переменную часть держите в пределах четверти дохода.
Пару практических правил по деньгам. Переменная часть в 20–40% от дохода заметна, но не делает сотрудника заложником плохого месяца. Веса пересматривайте не чаще раза в квартал, иначе люди не успевают перестроиться. И публикуйте расчёт: сотрудник должен уметь сам посчитать свою премию до того, как её начислит бухгалтерия.
Частые ошибки при внедрении KPI
- Слишком много показателей. При 8–10 KPI вес каждого падает до 10%, и ни один не влияет на поведение. Человек просто выбирает самые лёгкие.
- KPI на то, на что сотрудник не влияет. Кладовщику ставят выручку компании, бухгалтеру — прибыль. Результат: премия становится лотереей, а показатель — фоном. Личный KPI должен зависеть от личных действий.
- План с потолка. «Плюс 30% к прошлому году» без расчёта, откуда возьмётся рост. Через два месяца все понимают, что план невыполним, и перестают стараться.
- Один показатель без противовеса. Скорость без качества, объём без маржи, найм без удержания.
- Данные собираются вручную. Если факт по KPI руководитель сводит в Excel из трёх источников, через квартал система умрёт. Берите показатели, которые уже есть в CRM, 1С, табеле или ATS.
- KPI вместо разговора. Цифры показывают, что произошло, но не почему. Обсуждайте их на регулярных встречах 1:1, а поведение и навыки оценивайте отдельно, например через оценку 360 градусов.
С чего начать завтра
Чек-лист внедрения KPI
- Запишите 2–3 цели компании на год с числами.
- Для каждого отдела сформулируйте 2–4 цели, которые эти цели двигают.
- Выберите пилотный отдел — лучше продажи или колл-центр, там данные уже есть.
- Для каждой должности отберите 3–5 KPI из таблицы выше и проверьте каждый на SMART и «тест на обман».
- Выгрузите факт за последние 3–6 месяцев и поставьте план от него.
- Назначьте веса, порог (например 80%) и потолок (например 120%).
- Посчитайте премию на прошлых данных: если половина отдела получает ноль или все получают максимум, правьте планы.
- Запустите на квартал, разбирайте цифры на встречах 1:1 раз в две недели, корректируйте после квартала.
Пилот на одном отделе даёт главное: проверку, что данные собираются без ручной работы, а сотрудники понимают формулу. После этого раскатывать систему на остальные подразделения в разы проще.
